Effizientes Arbeiten ist mehr als nur Schnelligkeit – es bedeutet, die unternehmerischen Ziele mit den vorhandenen Ressourcen bestmöglich zu erreichen. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Effizienz“? Oft wird er mit „Effektivität“ verwechselt. Während Effektivität sich auf die Wirksamkeit konzentriert (was muss getan werden, die richtigen Dinge tun), steht bei der Effizienz die Wirtschaftlichkeit im Mittelpunkt (wie muss etwas getan werden, die Dinge richtig tun). Ein Feuer mit Champagner zu löschen beispielsweise wäre zwar effektiv (weil es funktioniert), mit Wasser wäre es jedoch deutlich effizienter (da Wasser günstiger ist).

Durch die Optimierung des Verhältnisses von Ergebnis zu Aufwand kann die Effizienz gesteigert werden. Ist der Output konstant, der Input jedoch verkleinert (z. B. durch Reduzierung von Ressourcen), sprechen wir von gesteigerter Effizienz – mehr mit weniger – oder genauer: dasselbe mit weniger. Ist der Input gleichbleibend, der Output jedoch vergrössert, wird dies als gesteigerte Produktivität bezeichnet. Das Ziel ist es also, entweder den Aufwand zu senken oder das Ergebnis zu verbessern. Gerne stellen wir Ihnen zwei konkrete Techniken vor, um Effizienz und Produktivität auf persönlicher Ebene zu steigern:

Eisenhower-Matrix: Diese einfache Selbst- und Zeitmanagementmethode ermöglicht eine effiziente Priorisierung von Terminen und Aufgaben. Kategorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ergeben sich unterschiedliche Handlungsansätze:

A: Wichtig & dringend: zum Beispiel Deadlines, akute Probleme oder Konfliktsituationen
B: Wichtig, nicht dringend: Planung, Weiterbildung, Beziehungspflege
C: Dringend & nicht wichtig: zum Beispiel E-Mails beantworten, Routineaufgaben, Aufräumen
D: Nicht wichtig, nicht dringend: soziale Medien, private Gespräche während der Arbeit, Zeitfresser

Wenn Sie sich also morgens einige Minuten Zeit nehmen und Ihre Aufgaben zuerst priorisieren (und unwichtige Dinge verwerfen), bevor Sie diese angehen, kommen Sie effizienter durch Ihren Tag. Sie sparen nicht nur an Zeit (Input wird verkleinert), sondern können sich auf das Wesentliche fokussieren.

Pomodoro-Technik: Diese Zeitmanagementmethode steigert die Produktivität durch abwechselnde Phasen intensiver Arbeit (25 Minuten) und regelmässige Pausen (5 Minuten). Diese Zeitabschnitte, auch „Pomodori“ genannt, folgen fünf einfachen Schritten:

1. Aufgabenliste nach Dringlichkeit aufstellen
2. Timer auf 25 Minuten stellen
3. Eine Aufgabe nach der anderen bearbeiten, bis der Wecker klingelt; mit einem X markieren
4. Kurze Pause (5 Minuten); bei X weiter machen
5. Nach jeweils vier Zeitblöcken (Pomodoros) eine längere Pause einplanen (15–20 Minuten)